Stagiair Congres- en Eventmanagement – Planetarium Amsterdam

Voor Planetarium Amsterdam zijn wij op zoek naar een Stagiair Congres- en Eventmanagement!

Planetarium Amsterdam is gelegen in de groene omgeving van het Gaasperpark en beschikt over 15 multi- functionele zalen en 3 restaurants. De Stagiair Congres- en Eventmanagement ondersteunt de Manager Reserveringen & Sales bij alle commerciële werkzaamheden zoals promotionele communicatie, reserverings-, marketing en sales activiteiten en receptiewerkzaamheden.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:
1. Reserveringen en commerciële werkzaamheden

  • Behandelen van binnenkomende aanvragen (telefonisch en per mail) voor reserveringen van zalen en F&B.
  • Opstelling van offertes, vastleggen van bevestigingen en documenteren van gemaakte afspraken in ons reserveringssysteem.
  • Bewaken en tijdig opvolgen van geboekte optie en definitief maken van boekingen.
  • Verwerken van wijzigingen in de boekingen en annuleringen. Hier hoort tevens bij de klant te informeren over de annuleringsvoorwaarde en eventuele consequenties.
  • Voeren van verkoopgesprekken en het geven van rondleidingen.
  • Logistieke planning, bestellen van externe benodigde materialen, toezicht houden op correcte bevestiging (prijsafspraken) en levering van deze goederen/ diensten.
  • After sales gesprekken voeren en beoefenen van relatiebeheer met bestaande en nieuwe klanten.
  • Conversie maken en verdere commerciële rapportages.
  • Bij operationele drukte meehelpen met evenementen.

2. Receptiewerkzaamheden

  • Ontvangen en doorverwijzen van gasten.
  • Het verstrekken van informatie en verlenen van service aan onze gasten.
  • Ontvangen van feedback en waar mogelijk oplossen of doorgeven aan collega’s.
  • Verwerken van betalingen van onder andere parkeermunten en dranken.

3. Website beheer en social media

  • Up to date houden van onze website en social media pagina’s.
  • Schrijven van nieuwsberichten.
  • 3rd party websites up to date houden

4. Financieel

  • Berekenen van voor- en nacalculaties (in de offertes).
  • Klanten verzoeken tot aanbetalingen.
  • Bijhouden van omzetten in het registratie systeem.
  • Verwerken van betalingen.

Jouw profiel:

  • Volgt een opleiding (HBO of MBO niveau 3 of 4) bij voorkeur in de richting van hotel management of congres/evenementenmanagement;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Zeer vaardig in omgang met computersystemen als Ms-Outlook, MS-Word, MS-Excel, MS PowerPoint. Daarnaast de aanleg voor het snel eigen maken van het werken met nieuwe computersystemen.

Solliciteren kan door een e-mail te sturen met je cv en motivatie(-brief) naar Mark van Rooijen, Directeur, via mark.vanrooijen@planetariumamsterdam.nl. Voor meer informatie over de vacature kan je een e-mail sturen, bellen via T: 020 – 651 85 85 of kom even langs op de locatie!

Let op! Zonder motivatie nemen wij de sollicitatie niet in behandeling.