Stagiair Management Assistent – La Vie Utrecht

Ben jij  een organisatorisch talent en wil jij samen met ons het sprankelende verschil maken? Wij zijn op zoek naar een leergierige en enthousiaste Stagiair Management Assistent die alle fijne kneepjes van het vak wil leren!

DE ORGANISATIE
Training- en vergaderlocatie La Vie Meeting Center Utrecht is één van de eigen locaties van Regardz Hospitality Group B.V. en in 2016 verkozen tot trainingslocatie van het jaar 2016. La Vie Meeting Center is gevestigd in het hartje van Utrecht dichtbij het centraal station in het centrum van Utrecht. Geschikt voor alle soorten bijeenkomsten tot 180 personen en voorzien van alle denkbare faciliteiten. La Vie Meeting Center Utrecht is onlangs in een nieuw jasje gestoken en zit barstensvol nieuwe energie en inspiratie. La Vie Meeting Center Utrecht heeft maar liefst 40 zalen met oneindig veel mogelijkheden.

De medewerkers van La Vie maken dagelijks het verschil, zij stellen alles in het werk om de verwachtingen van hun gasten te overtreffen met als doel teruglustige gasten. “Dat u zich thuis voelt is ons streven. Met warmte, rust en energie. En uw bijeenkomst komt tot leven in hartje Utrecht, bij La Vie” is zelfs het refrein van ons eigen La Vie lied. Gasten noemen La Vie bijzonder vanwege het warme persoonlijke ontvangst, het meedenken en het luisteren naar de wensen van de gast. De aardigheid van de medewerkers wordt door gasten beoordeeld met een 8,7. Daar zijn we trots op! We zijn een hecht team waarin niet alleen de gast altijd centraal staat, maar waar we ook voor elkaar zorgen. Het stilstaan bij bijzondere momenten doen we graag samen.

JOUW STAGE
Als Stagiair Management Assistent draag je zorg voor de allround organisatorische en administratieve ondersteuning van de directeur en MT-leden. Je draagt onder andere zorg voor het plannen en voorbereiden van afspraken en met elkaar de acties die daar uit komen. Daarnaast zal je ook bezig zijn met een stuk conceptontwikkeling van zowel de operationele afdeling als de commerciële afdeling. De ultieme kans om tijdens een stageperiode mee te mogen kijken binnen het management van een bedrijf, maar daarnaast ook actief te worden betrokken in het uitvoeren van de plannen die met elkaar bedenken. Je zult ook betrokken zijn bij andere afdelingen (denk aan receptie, reserveringen en banqueting). Om zo ook een goed beeld van de organisatie te krijgen en mee te kunnen denken in beslissingen.

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Faciliteren van directeur en MT-leden

  • Voeren van overleg gericht op onder meer het afstemmen van en informeren over stand van zaken, in kaart brengen van aandachtspunten en bijzonderheden, doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke, maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten;
  • Geven van uitvoering aan gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.;
  • Invulling geven aan projecten, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen;
  • Inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de directeur.

In- en externe informatievoorziening

  • Verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties;
  • Aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/meldingen;
  • Binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening

  • Redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities aan de hand van concepten dan wel globale aanwijzingen over de inhoud;
  • Voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen voor onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
  • Bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader;
  • Organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen.

JOUW PROFIEL
Functie-eisen

  • Volgt een opleiding op HBO niveau, bij voorkeur Hotel Management, Office Management, Congres/Evenementenmanagement, (Toegepaste) Bedrijfskunde of Communicatie;
  • Je bent sterk in je communicatieve vaardigheden en hebt onder andere een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (verbaal en schriftelijk);
  • Je bent zeer vaardig in omgang met computersystemen als MS-Outlook, MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, Prezi etc.

Gewenste gedragskenmerken

  • Initiatiefrijk en creatief (Verrasvast en Oplosselijk)
  • Alert en assertief (Bereikrijk)
  • Empathisch en aandachtig (Binnenvoelbaar en Luistergevig)
  • Ontwapenend en hartelijk (Verwenzaam en Teruglustig)

Gewenste competenties

  • Plannen & organiseren;
  • Overtuigingskracht;
  • Vakkennis;

GEÏNTERESSEERD?

Kijk voor meer informatie over Regardz Hospitality Group op www.werkenbijregardz.nl. Ben je enthousiast geraakt over deze stageplaats, maar heb je nog vragen? Voor meer informatie kun je altijd contact opnemen met Elleke Groot, Directeur, via telefoonnummer 06 – 52 52 74 80 of via: elleke.groot@lavieutrecht.nl.

Je sollicitatie kun je sturen naar:
La Vie Meeting Center Utrecht
t.a.v. Elleke Groot
St Jacobsstraat 61
3511 BP Utrecht

Of per mail naar elleke.groot@lavieutrecht.nl.